Het inplannen van vergaderingen is belangrijk voor de dagelijks bedrijfsvoering in vele bedrijven. Zaken moeten op elkaar worden afgestemd, doelen moeten worden besproken, projecten moeten geëvalueerd worden en het personeelsbeleid moet om de zoveel tijd besproken worden. Dergelijke vergaderingen vereisen een goede concentratie in een aparte daarvoor bestemde ruimte. Bij elk bedrijf zal een vergaderruimte weer anders worden gebruikt. Bij informele vergaderingen zal de indeling van de ruimte minder van belang zijn dan bij een belangrijke, formele vergaderingen. In een vergaderruimte is het belangrijk om een grote vergadertafel te plaatsen met comfortabele vergaderstoelen. 

Bij vergaderingen waar meerdere mensen aan deelnemen is het belangrijk dat de vergaderruimte praktisch en stijlvol is ingericht. Voor vergaderingen tot 10 personen voldoet een eenvoudige vergadertafel in een vierkante, ronde of recht uitvoering. Indien er meer dan 10 medewerkers aan een vergadering deelnemen is het belangrijk dat iedereen elkaar kan zien. Aan te raden is om per kant van de tafel met maximaal 4 personen op een rij te zitten. Om elkaar goed te kunnen zien kan er worden gekozen voor een zogenaamde U-opstelling, een ronde opstelling of een ovale opstelling. Een vergaderopstelling is dus belangrijk voor het verloop van een vergadering.  Per vergaderstoel is een ruimte aan de tafel aan te raden van circa 80cm. Op deze manier heeft elke deelnemer aan de vergadering genoeg ruimte om zich heen om zich vrij te bewegen. Bij een vergadertafel met een breedte van 210cm heeft u plek om per kant met 3 personen aan te zitten.